展示会後は何日以内に連絡すべき?初動の早さが大切な理由と進め方

結論:目安は「お礼メールは翌営業日まで、有望リードの架電は数営業日以内」

展示会後の連絡は早ければ早いほど有利です。実務上の目安としては、次のスケジュールをおすすめします。

この日数は、統計に基づく「正解」ではなく、関心が冷めないうちに動くための実務上の目安です。商材や展示会の性質によって調整して構いません。大切なのは日数そのものより、会期前に「何日までに誰が何をするか」を決め、その通りに動くことです。

なぜ初動の早さが大切なのか

展示会後の連絡を急ぐべき理由は、来場者側の状況を想像するとわかりやすくなります。

1. 関心は会期直後が最も高い

来場者は、何らかの課題や情報収集の目的を持って会場に来ています。ブースで話を聞いた直後は、その課題を意識している状態です。しかし会社に戻れば、留守中に溜まった仕事が待っています。日が経つにつれて、展示会で感じた課題意識は日常業務に押し流されていきます。

2. ブースでの会話を覚えているうちに話せる

来場者は1日に多くのブースを回ります。会期直後であれば「あのとき画面を見せてもらった会社ですね」と思い出してもらえますが、時間が経つと、どのブースで何を聞いたかは混ざってしまいます。そうなると、こちらの電話は「展示会に来ていた会社からの、よくある営業電話」と同じ扱いになります。

3. 他社も同じ来場者に連絡している

同じ展示会には、同じテーマの製品を扱う企業が複数出展していることが多くあります。来場者が複数社のブースを回っていれば、各社から連絡が届きます。先に具体的な提案をした会社が、比較の基準をつくる立場になりやすいのは自然なことです。

4. 「後日ご連絡します」の約束を守る

ブースで「後日あらためてご連絡します」と伝えている場合、会期後の連絡は約束の履行です。連絡が遅れると、それだけで「対応が遅い会社」という印象を与えかねません。逆に、約束どおり早く連絡が来れば、それ自体が信頼の材料になります。

初動を早くするために会期前に準備すること

初動が遅れる原因の多くは、担当者の怠慢ではなく会期後に段取りを決め始めることにあります。会期前に次の準備を終えておけば、会期直後から動き出せます。

• お礼メールの文面:ランク別に用意し、差し込む項目(会社名、氏名、話したテーマ)を決めておく
• データ化の手段と担当:名刺の読み取り方法と、各日の入力担当を決める
• ランク基準:ブース担当全員が同じ基準で仮判定できるよう共有する
• 架電トーク:ブースでの会話に触れる冒頭と、商談打診の言い回しを用意する
• 架電の担当と時間:会期後の数日間、誰が何時間架電するかをカレンダーに確保する
• 商談枠:フィールドセールスの商談可能日時を、会期後の数週間分押さえておく

会期直後の数日間の動き方

会期直後の数日は、限られた時間をどこに使うかの判断が重要です。全員に一律で連絡しようとすると、Aランクへの連絡が後回しになります。

1. 最初にAランクの一覧を確定させる:会期中の仮ランクを見直し、最優先で連絡する相手を決めます。
2. お礼メールを先に送る:Aランクには個別の一文を加えて送ります。メールで用件が伝わっていると、電話の冒頭がスムーズになります。
3. Aランクに架電する:メール送付後、時間を置きすぎずに電話します。不在であれば時間帯を変えて再架電し、つながりやすい時間を記録します。
4. Bランクに進む:Aランクが一巡したら、Bランクの架電に移ります。

Aランクへの架電は、ブースでの会話を思い出してもらう一言から入ります。

「◯◯展の弊社ブースで、◯◯についてお話しさせていただいた件でご連絡しました。その際に、担当からあらためて画面をお見せするお約束をしていたのですが、来週あたりで30分ほどお時間をいただくことはできますでしょうか」

ブースで次回の約束をしていない場合でも、会話の内容に触れることで「一斉の営業電話ではない」ことが伝わります。

連絡が遅れてしまった場合の対処

社内事情で連絡が遅れてしまうこともあります。その場合でも、連絡しないよりは連絡したほうがよいのは明らかです。遅れたリードに連絡する際は、次の点に気をつけます。

• 展示会名と日付を明確に伝える:相手が思い出せるよう、具体的な手がかりを出します。
• 遅れたことに簡潔に触れる:長い言い訳は不要です。一言添える程度にします。
• 相手の状況を先に聞く:時間が経っている分、相手の状況が変わっている可能性があります。いきなり商談を打診せず、まず現状を確認します。

「先月の◯◯展で、弊社ブースにお立ち寄りいただいた件でお電話しました。ご連絡が遅くなり失礼いたしました。その際に◯◯についてご関心をお持ちいただいていたかと思うのですが、その後、検討の状況はいかがでしょうか」

数か月以上前の展示会の名刺が手つかずで残っている場合は、休眠リードとして掘り起こす考え方が向いています。その場合は、展示会の話よりも、相手にとって役立つ新しい情報を入口にするほうが自然です。

初動の速さを振り返るための指標

「早く連絡しよう」という意識だけでは、次の展示会でも同じように遅れてしまいます。初動の速さを毎回記録し、振り返る仕組みをつくることで、少しずつ改善できます。

これらは他社と比べるための数字ではなく、自社の前回の展示会と比べるための記録です。たとえば「データ化に3日かかったので、次回は各日の終わりに入力する担当を置く」「商談枠が足りず日程調整が長引いたので、次回はフィールドセールスの予定を先に押さえる」といった具体的な改善につなげます。

展示会が終わった後の社内報告では、集めた名刺の枚数だけでなく、こうした初動の記録も一緒に共有しておくと、次回の準備の優先順位を決めやすくなります。

外部に任せる場合の考え方

展示会後の初動は、短期間に作業が集中します。社内の人員だけで全件に早く連絡するのが難しい場合は、会期後の一定期間だけ架電を外部に任せるのも選択肢です。

その場合も、ランク基準とブースでの会話メモが委託先に届かなければ、速さを活かした連絡はできません。会期前の段階で委託先と段取りを合わせておくことが、初動を早くする一番の近道です。株式会社リクエッジでは、出展前のフォロー設計から会期後の架電までご相談いただけます。会期日程が決まった段階で、お気軽にお声がけください。