展示会後のお礼メールの書き方と例文|ランク別テンプレートと件名例

結論:お礼メールは「思い出してもらう」と「次の一歩」の2つを伝える

展示会のお礼メールの役割は、相手にブースでの接点を思い出してもらうことと、相手に合った次の一歩を示すことの2つです。丁寧なお礼の言葉を重ねることや、製品の説明を詰め込むことではありません。

来場者は会期後、多くの出展企業から似たようなお礼メールを受け取ります。件名が「展示会ご来場のお礼」だけで、本文も定型文であれば、開封されずに埋もれてしまうか、読まれても印象に残りません。

お礼メールで成果を出すためのポイントは次の3つです。

1. 件名で展示会名と社名がわかる
2. 冒頭でブースでの会話に触れる(有望な相手には個別の一文)
3. 次の一歩は1つに絞る(資料、デモ、商談の日程など)

送るタイミングは、会期中から翌営業日までを目安にします。記憶が新しいうちに届くほど、相手は思い出しやすくなります。

お礼メールの基本構成と件名の例

お礼メールは、次の構成で書くと過不足がなくなります。

件名の例

• 【◯◯展】ブースにお立ち寄りいただいたお礼(株式会社◯◯)
• 【◯◯展のお礼】◯◯の運用についてお話しした件
• 【◯◯展】お約束していた◯◯の資料をお送りします

件名には、展示会名と社名を必ず入れます。加えて、ブースで話したテーマや「お約束していた」という言葉が入ると、一斉配信ではない個別のメールだと伝わりやすくなります。

ランク別のお礼メール例文

以下はランク別の例文です。◯◯の部分を差し替えてお使いください。Aランクの例文は、ブースでの会話メモをもとに一文を個別に書き換えることを前提にしています。

Aランク(具体的な課題や検討時期の話が出た相手)

件名:【◯◯展】お約束していたデモのご案内(株式会社◯◯)

株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様

先日は◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。

ブースでは、◯◯の集計を毎月手作業で行っていて、担当の方の負担が大きいとお伺いしました。お話を伺った範囲では、弊社の◯◯機能で集計の手間を減らせる可能性があると考えております。

ブースでお約束していたとおり、実際の画面を使って30分ほどご説明する時間をいただけないでしょうか。◯月◯日(◯)の午後、または◯月◯日(◯)の午前はいかがでしょうか。ご都合が合わない場合は、候補日をお知らせいただければ調整いたします。

近日中に、あらためてお電話でもご連絡させていただきます。

Bランク(関心はあるが時期や予算の話は出ていない相手)

件名:【◯◯展のお礼】◯◯についてお話しした件(株式会社◯◯)

先日は◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。

ブースでご紹介した◯◯の概要資料をお送りいたします。◯◯業界での活用イメージもまとめておりますので、お手すきの際にご覧ください。

貴社の状況に合わせた使い方についても、お気軽にご相談いただければ幸いです。後日、資料の補足でお電話させていただくことがあるかと思いますので、その際はよろしくお願いいたします。

Cランク(情報収集段階の相手)

件名:【◯◯展】ご来場のお礼と資料のご案内(株式会社◯◯)

先日は◯◯展にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。

展示していた◯◯の資料を添付いたします。今後、◯◯に関するお役立ち情報をお送りすることがございます。ご不要の場合は、お手数ですが本メール末尾の方法でお知らせください。

返信がない相手に送る2通目の例文

お礼メールに返信がないのは珍しいことではありません。AランクやBランクの相手には電話でフォローするのが基本ですが、電話がつながらない場合や、メールでのやりとりを好む相手には、間隔を空けて2通目を送ります。

2通目は、1通目の繰り返しではなく相手にとって新しい情報を1つ添えるのがコツです。

件名:【◯◯展】ブースでお話しした◯◯の活用例をお送りします(株式会社◯◯)

先日は◯◯展でお時間をいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。

ブースで◯◯の集計についてお話を伺った際、同じようなお悩みをお持ちの企業でどのように使われているか、というご質問をいただいていたかと思います。業種の近い企業での活用イメージを1枚にまとめましたので、お送りいたします。

もし現在、◯◯の見直しをご検討中でしたら、15分ほどのオンラインでも構いませんので、貴社の状況を伺えればと思っております。ご関心がなければ、このメールへのご返信は不要です。

最後の一文のように、返信しなくてよい選択肢を示しておくと、相手に心理的な負担をかけずに済みます。しつこい印象を与えないことは、将来また接点を持つための前提になります。2通目にも反応がない相手は、無理に追いかけず、中長期の情報提供の対象に移します。

避けたい表現とよくある失敗

お礼メールでよく見かける失敗と、その改善の方向を整理します。

• 製品説明を詰め込む:ブースで話していない機能まで長々と書くと、読まれません。詳しい説明は資料や商談に回します。
• 次の一歩が複数ある:「資料もご覧ください」「セミナーもあります」「無料トライアルもどうぞ」と並べると、相手はどれも選びません。1つに絞ります。
• 宛名や会社名の誤り:名刺のデータ化で表記を誤ると、それだけで印象が下がります。送信前に差し込み結果を確認します。
• 全員をCCやTOに並べる:一斉送信の際、他の来場者のアドレスが見える状態で送るのは避けます。配信ツールを使うか、BCCの設定を必ず確認します。
• 押しの強すぎる表現:「至急ご返信ください」「今だけの特別価格」といった表現は、展示会のお礼には合いません。

文面に迷ったときは、「ブースで話したあの人に、自分が直接送るとしたらどう書くか」を基準にすると、自然な文章になりやすいです。

送信時に確認したい法令と名刺情報の扱い

お礼メールは、送り方によっては広告宣伝メールとして扱われる場合があります。一般論として、次の点は送信前に確認しておきましょう。

• 送信者の情報を明示する:社名、担当者名、連絡先などを署名に記載します。
• 配信停止の方法を示す:今後の案内が不要な場合に、どう連絡すればよいかをわかりやすく書きます。
• 配信停止の希望を確実に反映する:停止を希望した方に送り続けないよう、リストの管理方法を決めておきます。
• 名刺情報の利用範囲を確認する:名刺やアンケートで得た情報は個人情報にあたる場合があります。利用目的の示し方や管理方法を、自社のプライバシーポリシーと照らし合わせます。

外部に任せる場合の考え方

お礼メールの文面づくりは、架電トークの設計と一緒に考えると効果が上がります。メールで予告した内容と電話の冒頭がつながっていれば、相手は「さっきのメールの会社だ」とすぐにわかるからです。

株式会社リクエッジでは、展示会後のお礼メールの文面設計から、それと連動した架電のトーク設計・実行までご相談いただけます。メール配信の仕組みそのものは自社のツールで行い、文面と架電を外部に任せる、といった分担も可能です。